Será que o WhatsApp é o vilão ou o mocinho da produtividade de uma equipe? Entender a função da ferramenta é um passo essencial para responder essa pergunta.
O dia a dia de uma agência é um tanto quanto agitado. Artes para campanhas são solicitadas, conteúdos são produzidos, estratégias são trabalhadas… Uma grande quantidade de coisas que exigem aprovações diárias e que torna necessário um fluxo de trabalho muito bem definido para que nada “se perca” no meio do caminho.
Uma pesquisa realizada pela Ação Integrada Agência de Comunicação mostrou que, para 55% das empresas entrevistadas, gerenciar o excesso de informações que chegam pelo WhatsApp é o maior desafio em relação à comunicação. Com isso, vemos que o WhatsApp, por vezes, acaba se tornando um vilão ao invés de um mocinho na busca de um fluxo de trabalho de sucesso.
E não é para menos, afinal, existe um grupo com o pessoal da criação, outro com o pessoal do tráfego, outro só com os gestores, outro para cada um dos clientes. Ufa! Assim, em meio a tantos grupos, informações e demandas, muito tempo acaba se perdendo e é neste ponto que vemos um risco sobre a produtividade da equipe.
Mas qual a solução para este problema? Existe alguma forma de ajustar o fluxo de aprovação sem que o WhatsApp seja um vilão da produtividade? Continue lendo as próximas linhas e entenda mais sobre o assunto.
O WhatsApp e a produtividade do time interno
É fato que em alguns segmentos o WhatsApp é algo indispensável. Entretanto, quando este não é o caso, existem três alternativas:
- Proibir o WhatsApp durante o período de trabalho;
- Simplesmente usar o WhatsApp;
- Ter o WhatsApp como processo, colaborando para a gestão e a automatização.
Certamente usar um extremo ou outro é algo que gera um tanto de questionamentos. Entretanto, o fato é que a produtividade dentro de uma agência, que vive de rapidez (afinal, não se pode perder o feeling) é uma grande prioridade e quanto melhor for o workflow (fluxo de trabalho), melhor será o resultados finais.
Quando apenas o WhatsApp é usado como forma principal de trabalho, tudo se torna uma grande roda gigante: de um grupo, encaminha para outro e para outro, até que se possa resolver aquela demanda e voltar para o grupo do cliente em busca da aprovação.
A ideia de uma comunicação direta, processos mais eficientes e um melhor atendimento feito exclusivamente por WhatsApp cai por terra quando um cliente é transformado em 10. E, é nesta hora que a busca por outras soluções entra em cena.
Escolhas inteligentes podem tornar o WhatsApp um grande aliado
Quando você escolhe usar o WhatsApp como uma ponte para facilitar os processos da sua agência, você poderá ver que nem sempre a ferramenta é a vilã da história. Dentro de uma operação, o WhatsApp pode ser usado com sucesso de duas formas: na gestão e na automatização de processos.
Principalmente na era em que muitas empresas trabalham de forma remota, ter um controle e fazer uma gestão eficiente faz a diferença. Por isso, o WhatsApp entra em cena como uma ponte para a ciência do que cada um está fazendo, como estão os processos e outros detalhes que envolvem o dia a dia.
No quesito aprovação de demandas, o WhatsApp também pode se integrar a outras ferramentas, permitindo que a equipe, bem como os clientes, tenham ciência dos processos e se encaixem no fluxo. Vamos destacar algumas delas:
Collabee
Falando especificamente do fluxo de aprovação, um dos que dão mais dores de cabeça as equipes, considerando as informações que se perdem e desencontros entre clientes/equipe, temos a Collabee.
Após a integração com o grupo do cliente, todos os dias pela manhã, um status das atividades é enviado aos clientes. Ou seja, ele pode ter ciência do que está para produzir, o que está em andamento e o que aguarda a aprovação do mesmo. Além disso, também é possível garantir lembretes diretamente no grupo sempre que uma atividade ser direcionada para aprovação ou for aprovada pelo cliente.
Com isso, garante-se muito mais organização do grupo e evita aquela perda de tempo com conversas paralelas.
My Group Metrics
Esta ferramenta, por sua vez, é mais analítica, permitindo que você tenha uma visão geral de todos os membros do grupo. É possível ver o que cada um compartilhou, quanto tempo e quantas vezes aquela pessoa ficou online e muito mais. É uma ótima opção para uma gestão eficiente.
Outro ponto interessante, é que você pode conferir todos os links enviados e por quem foi. Assim, perder informações e insights importantes se torna algo do passado.
5 benefícios que a organização e automatização do WhatsApp pode oferecer para o dia a dia de uma agência
Como vimos anteriormente, o WhatsApp pode ser usado de maneira eficiente e contribuir para as entregas gerais de uma agência. Pensando nisso, alguns dos principais benefícios de usar a ferramenta como processo são:
Maior produtividade
Com o WhatsApp “trabalhando sozinho” graças a automatização das ferramentas certas, a equipe pode dedicar seu tempo naquilo que realmente é importante: produção e entrega de qualidade.
É importante lembrar que, por mais que a internet seja um recurso essencial, ela é repleta de distrações que podem prejudicar diretamente a rotina de uma empresa. No fluxo de aprovação, por exemplo, o uso errado da ferramenta pode comprometer prazos, distanciar a equipe e gerar uma série de gargalos.
Melhores resultados
Quando as distrações são reduzidas e a comunicação se torna mais assertiva, a empresa consegue impulsionar a qualidade dos seus resultados. Isso porque, sem o WhatsApp necessitando de um grande tempo de dedicação, os colaboradores conseguem aumentar a sua atenção em seu trabalho.
Quanto menor o obstáculo, melhor serão os resultados.
Melhor uso do tempo disponível
Quando seu time precisa dedicar horas do dia para responder mensagens de clientes e conferir grupos internos, por exemplo, uma boa parte do tempo de trabalho acaba sendo desperdiçada.
Por isso, ao escolher a automatização, é possível estabelecer um uso mais inteligente do tempo disponível, equilibrando as atividades e evitando a sobrecarga.
Evita conflitos
Uma mensagem mal interpretada pode ser um prato cheio para uma grande discussão. Sem falar que, por se tratar de uma forma fácil de conversa, o envio de mensagens paralelas no privado pode acabar acontecendo, gerando ainda mais tempo ocioso e, é claro, picuinhas que nenhum gestor deseja lidar.
Entretanto, quando a ferramenta é usada como ponte nos processos a história é diferente, afinal, todos estarão concentrados nas demandas direcionadas.
Aumento de segurança
Imagine que você está trabalhando em uma super campanha para uma data comercial e, do nada, o WhatsApp fica fora do ar (aliás, isso já aconteceu mais que uma vez). Se a ferramenta é sua única forma de comunicação e armazenamento de informações importantes, certamente você se verá em apuros.
Entretanto, quando o WhatsApp é usado apenas como uma “ponte” o fluxo pode prosseguir e seu cliente pode continuar fazendo as aprovações e comunicando demandas através da ferramenta que é específica para isso.
Faça que o WhatsApp tenha uma influência positiva na produtividade da sua equipe
Enfim, ficou claro em como o WhatsApp, na verdade, é muito mais um meio de comunicação do que uma forma de comunicação, não é mesmo? Quando você conta com ferramentas de automatização eficientes para os processos, como o fluxo de aprovação, tudo se torna mais assertivo e uma maior produtividade uma consequência.
Você já pensou em começar a se comunicar de forma diferente, garantir um fluxo de aprovação mais eficiente e buscar por uma maior produtividade da sua equipe? Se não, talvez este seja o momento! Saiba mais sobre ferramentas que podem ajudar a sua agência neste processo.