Uma ferramenta de aprovação com cliente pode facilitar diretamente a rotina do seu time. Mas, você sabe o que deve considerar na hora de escolhê-la?
Atende cliente para lá, organiza demandas para cá, preparar os jobs para aprovação… Ufa, dar conta de tudo o que acontece no dia a dia de uma agência está longe de ser uma coisa fácil. Mas, como sempre existe aquela “luzinha” no fim do túnel, atualmente encontramos diversas ferramentas capazes de auxiliar nos processos diários de trabalho.
Especificamente falando sobre a aprovação com cliente, um dos processos que mais demandam tempo e dedicação de um time, contar e saber escolher a melhor ferramenta para auxiliar pode fazer a diferença. Quando se escolhe a ferramenta certa, mais produtividade, organização e confiança por parte do cliente são garantidas.
Mas, a grande questão é: como fazer essa escolha? O fato é que você não precisa escolher o sistema mais caro que existe, mas, sim, o que mais oferece suporte e praticidade a sua equipe. Vem com a gente para as próximas linhas que vamos te explicar todos os detalhes sobre como acertar na escolha!
Por que uma ferramenta de aprovação com cliente para seu negócio pode fazer a diferença?
Quem trabalha com atendimento e usa o WhatsApp e/ou e-mail como únicas formas de aprovação de demandas sabe bem que as conversas podem se perder, a resposta pode demorar e você pode sair como “chato” por ter de ficar cobrando um posicionamento toda hora.
Entretanto, quando se aposta em uma ferramenta de aprovação com cliente, o workflow (fluxo de aprovação) entra em ação, tornando a sequência de tarefas automatizadas. Através dessa automatização, informações, projetos e documentos podem transitar entre todo o time, assim como entre os clientes, seguindo parâmetros definidos inicialmente.
Assim, é possível controlar o processo de aprovação durante o contato com o cliente, iniciando ainda na sua solicitação. Quando a escolha da ferramenta certa é feita, cria-se um workflow de aprovação fluído e minimamente burocrático, garantindo mais agilidade nos processos e a fidelização dos clientes.
Como escolher a melhor ferramenta de aprovação com cliente?
Entenda as necessidades do seu negócio e do seu cliente
Por trás de um processo automatizado existem pessoas. Por isso, é essencial que, primeiramente, sua equipe domine muito bem a ferramenta na qual você está prestes a escolher.
Sendo assim, vale perguntar ao seu time sobre o que eles precisam em um sistema de aprovação com cliente. Se alguma outra solução está sendo usada no momento, pergunte o que eles mais gostam e o que não gostam da mesma.
Por exemplo, é comum vermos equipes que usam o e-mail para o processo de aprovação com cliente reclamarem de uma caixa de entrada desorganizada, discussões prolongadas sobre as solicitações dos clientes e a falta de maneiras de controlar as interações com os clientes.
O fato é que os profissionais querem e precisam de uma ferramenta com interface simples, que ajude o cliente a acompanhar todo o processo, que as solicitações sejam atribuídas mais facilmente e que todos possam estar por dentro de tudo que acontece.
Neste mesmo ponto, entram as necessidades do seu cliente. É preciso entender que nem sempre seu cliente estará online para responder uma mensagem ou um e-mail, o que pode atrapalhar o fluxo. Além disso, normalmente seu cliente irá querer acompanhar os processos, estando ciente de prazos e de obrigações que ele possa a vir ter no meio do caminho.
Com todos estes pontos anotados e considerados, certamente temos meio caminho andado.
Avalie recursos e funcionalidades essenciais
Uma coisa é certa: softwares complexos são uma grande dor de cabeça para equipe (o que acaba respingando no cliente). É importante lembrar que você está investindo em uma ferramenta visando facilitar o processo de aprovação com cliente e não deixá-lo mais complicado.
O sistema escolhido deve ser intuitivo, fácil de navegar, simples para o cliente acessar e que ofereça uma praticidade a mais para que a produtividade do seu time decole. Ao avaliar a melhor opção, pense nos seguintes pontos:
- Os menus podem ser acessados facilmente?
- Você considera a linguagem da ferramenta complexa?
- Você demorou para entender e encontrar os recursos da ferramenta?
- Seu cliente conseguirá manusear e entender como funciona os processos?
Se ao responder cada uma dessas perguntas, você teve dúvidas ou teve uma resposta negativa, provavelmente a ferramenta não é a melhor. Além disso, não se esqueça de olhar com atenção para o design do software de aprovação. Toda a equipe passará uma boa parte do tempo utilizando a ferramenta e seu cliente também irá acessá-la. Portanto, é importante que este design seja intuitivo e eficiente.
Fique atento a possibilidade de integração com fluxos de trabalho e ferramentas existentes
A integração com o fluxo de trabalho e ferramentas existentes é algo que deve ter um peso considerável quando você for fazer a sua escolha. Temos muitas ferramentas usadas no fluxo interno de uma agência atualmente, como o Trello e ClickUp.
Por isso, é importante que a ferramenta de aprovação com cliente seja uma extensão, permitindo que todos sejam capazes de controlar as responsabilidades uns dos outros, tickets pendentes e conferir o status de cada demanda. Com isso, se torna possível evitar a duplicação de esforços e garantir uma maior produtividade.
Entenda se é uma ferramenta de fácil adoção e curva de aprendizado
Não adianta escolher uma ferramenta linda se na hora do “vamos ver” ela acaba transformando tudo em um grande quebra-cabeça. Toda a equipe, bem como seu cliente, precisa de uma ferramenta que seja fácil de manusear.
Um software complicado pode atrapalhar diretamente a adoção do sistema. Além disso, se o aprendizado for difícil, considerando que seu cliente tem uma vida extremamente corrida, as coisas vão acabar não andando e você voltando para o ponto zero.
Analise os custos e a escalabilidade
Já ouviu dizer que, em determinadas situações, uma decisão sua pode fazer sair mais caro o molho do que o peixe? Pois bem! Nem sempre pensar apenas no valor será algo benéfico, afinal, o caro demais pode não atender suas expectativas, assim como o barato demais pode acabar surpreendendo.
É preciso analisar os custos como um todo e não apenas o valor que você irá pagar pela ferramenta. Quando mais produtivo é seu time, certamente maior será seu lucro. Assim, o custo pela ferramenta acaba sendo uma ponte. Neste mesmo sentido, não podemos esquecer da escalabilidade.
Se 10 novos clientes entrarem na sua cartela no próximo mês, o sistema suportará e continuará atendendo as suas necessidades? Se pergunte isso antes de fechar negócio!
Faça um teste antes de fechar negócio
As teorias e demonstrações são ótimas, mas o que acaba valendo no final é prática. Por isso, buscar por uma ferramenta de aprovação com cliente capaz de te oferecer um período de teste gratuito faz a diferença. Afinal, será realmente possível ver se as funcionalidades atenderão as suas demandas.
Ao testar o sistema, lembre-se de todos os critérios importantes que destacamos neste artigo, faça anotações sobre os recursos nos quais você gostou e aqueles que não gostou. Com isso, torna-se possível fazer um comparativo e escolher a melhor opção.
A Collabee como uma escolha eficiente no quesito ferramenta de aprovação com cliente
A Collabee é uma ferramenta focada exclusivamente no processo de aprovação do cliente. A mesma garante um painel de cliente, no qual permite ao mesmo o acompanhamento de todo o projeto, do início ao fim, em tempo real e de forma automatizada.
Com um dashboard de visão geral simples e intuitivo, a Collabee visa tornar mais simples a comunicação entre equipe e cliente, agilizando o processo de aprovação de tarefas. Além disso, sua interface amigável permite criar atividades, acompanhar status, fazer aprovações e muito mais.
Um grande diferencial da Collabee é a possibilidade de integração com plataforma de gestão interna, como o Trello e ClickUp, além da integração com o grupo de WhatsApp com o cliente. Ainda, não podemos esquecer do “link mágico”, que permite que o cliente acesse o seu painel sem precisar fazer o cadastro na plataforma.
Faça sua escolha e mão na massa!
Enfim, após todas essas dicas é hora de começar a busca pela ferramenta de aprovação com cliente que será sua aliada. Lembre-se, a ferramenta deve facilitar os processos e não deixá-los mais complicados.
Se você chegou até aqui e gostaria de realizar um teste gratuito com a Collabee, não deixe de acessar o site principal e conferir as vantagens oferecidas. Você pode ir mais longe, basta fazer a escolha certa!