Os riscos de usar o WhatsApp como ferramenta de trabalho e, sobretudo, como forma de aprovação de demandas com o cliente é um tema de alerta a todas as empresas.
Você ainda usa o WhatsApp como principal forma de aprovar demandas com os seus clientes? E se te dissermos que você corre, diariamente, uma série de riscos? Apesar do uso do WhatsApp ser muito frequente para este tipo de atividade e até mesmo ter tido um aumento de uso durante a pandemia, a verdade é que o aplicativo está longe de ser a melhor opção para a gestão de projetos com clientes.
E não, não estamos falando de não usar o WhatsApp para se comunicar com seu cliente, como fazer pequenas notificações ou enviar lembretes, afinal, esta é a real finalidade do aplicativo. Estamos falando de usar o mesmo como uma ferramenta de compartilhamento de dados importantes e fluxo de aprovação de demandas.
Como citamos anteriormente, uma série de riscos está por trás dessa prática e estamos aqui para te alertar! Por isso, continue lendo as próximas linhas e saiba mais.
WhatsApp e a forma como se trabalha a aprovação de demandas
As informações não param e não é preciso muito para saber disso. Atualmente, três gerações convivem juntas no meio corporativo: a geração X, Y e Z. As maneiras de lidar e enxergar as tecnologias são diferentes entre cada uma, mas o que todas devem ter em comum é a atenção.
Isso porque, todos estão sujeitos a passar por problemas de trabalho quando os aplicativos e ferramentas disponíveis são adotadas sem nenhum cuidado, regra ou monitoramento.
“Ah, mas com uma mensagem tudo pode se resolver”. Será mesmo? Quando o vai-e-volta de informações começa e você tem que lidar com vários grupos, mensagens picadas e informações mal respondidas, sem uma linha reta a seguir, uma grande bola de neve vai se criando.
E não é para menos, afinal, existe uma grande confusão entre comunicação e demais assuntos quando falamos em ter uma ferramenta de trabalho e cuidar do fluxo de aprovação de demandas. E, é neste ponto que precisamos estar em alerta.
A importância de cuidar com atenção do fluxo de aprovação de demandas com cliente
Você já parou para pensar em quantos gargalos existem atualmente na sua empresa? O cliente faz uma solicitação, você comunica o pessoal de criação, eles produzem a solicitação e te avisam, você volta para aprovar com o cliente, o cliente comenta seu feedback, volta para o pessoal de criação… Só nisso, dias se passaram, os custos aumentaram, os clientes ficaram incomodados, os prazos estouraram. Infelizmente, essa é a realidade de quem ainda usa o WhatsApp como ferramenta de trabalho.
Centralizar as informações é essencial para um fluxo de aprovação de demandas de sucesso. Quando o cliente, bem como toda a equipe de criação, possui acesso a todas as informações e ao andamento correto de cada demanda, gargalos são evitados e os processos fluem corretamente.
Muitos são os benefícios que um fluxo de aprovação eficiente pode oferecer, tais como:
- Maior controle de fluxo;
- Redução de custos;
- Agilidade nos processos;
- Aumento da produtividade;
- Fidelização de clientes e muito mais.
Quais os riscos de usar o WhatsApp para aprovação de demandas?
Será que você está fazendo seu trabalho fluir ou só andando de um lado para o outro, tentando equilibrar os pratinhos e torcendo para não se dar mal em um dos riscos que iremos citar a seguir?
1 – Segurança digital
Nos últimos tempos, os casos de golpes via WhatsApp e perda de contas para hackers subiu consideravelmente. Tendo isso em mente, quando você escolhe o WhatsApp como ferramenta de trabalho, você expõe seu nome, os seus clientes e corre o risco de todos os dados tratados pelo mesmo serem perdidos ou roubados.
Você já imaginou perder tudo dos seus clientes? Histórico de conversas, documentos, dados pessoais e, em caso de vazamento, ainda ter que sofrer um processo por isso? Certamente é algo que ninguém quer.
2 – Recursos limitados
Mandar uma mensagem de voz e de texto é algo que você considera suficiente para um fluxo de aprovação de sucesso? Bom, é melhor você saber que um trabalho de gestão eficiente precisa de muito mais que isso.
Acompanhar relatórios, controlar a comunicação e ter ciência do status de cada projeto é algo absolutamente impossível por WhatsApp. Isso porque, no mesmo momento que você está falando sobre um assunto para aprovação, seu cliente pode estar chegando com uma nova solicitação. Assim, tudo acaba virando uma bola de neve.
3 – Informações em excesso
Imagine que você tem 20 clientes ativos e, para cada um deles, um grupo com mais ou menos 5 membros. Muitas mensagens importantes podem se perder nas conversas com tantos clientes e pessoas envolvidas. Com isso, atrasos no atendimento e distrações para responder algo urgente podem acontecer.
Aliás, ainda temos o risco de misturar mensagens pessoais, o que pode gerar uma situação de falta de controle e uma dificuldade de gestão corporativa.
4 – Reduz a produtividade
Você sabia que o WhatsApp é o líder quando falamos em tempo de redes entre os brasileiros? Aliás, de acordo com uma pesquisa da ProdutivoApp, muitas pessoas relatam que “perdem a noção do tempo quando estão junto do aparelho”.
Tendo isso em mente, fica óbvio o quanto você corre o risco de ficar envolvido em outros assuntos e acabar deixando aquilo que realmente precisa ser tratado de lado. Se distrair acaba sendo muito mais fácil quando o WhatsApp é usado como ferramenta de trabalho e, com isso, o índice de produtividade acaba sendo reduzido.
5 – Instabilidade no acesso
Imagine que sua empresa cresceu e você precise de ajuda para comandar o processo de aprovação de demandas da sua agência. Atualmente, não se pode ter um único WhatsApp em dois celulares ao mesmo tempo. Ou seja, essa pessoa teria que comprar um novo número e ser adicionada grupo por grupo. Com isso, acaba saindo do seu controle todas as solicitações dos clientes, feedbacks e demais informações.
Além disso, não podemos esquecer dos bloqueios judiciais que já vimos no aplicativo mais de uma vez, o que fez milhares de empresas ficarem sem a comunicação com os seus clientes por horas.
Como fugir desses riscos e garantir um bom fluxo de aprovação de demandas?
Em meio a tantos riscos, faz toda a diferença buscar por uma ferramente de aprovação de demandas para cliente capaz de oferecer recursos que aumentem a sua produtividade, seja segura aos seus clientes e permita uma execução efetiva das tarefas diárias sua e de toda a equipe.
Então, entra em cena a Collabee. A plataforma de gerenciamento de aprovação para clientes oferece um painel de cliente específico, onde todas as informações ficam centralizadas. Através deste painel, além de acompanhar o andamento de cada demanda, o cliente poderá dar seu feedback, fazer solicitações e muito mais.
Os benefícios do painel de cliente para gestão de demandas da Collabee vão ainda mais longe, permitindo que equipe se torne muito mais produtiva e não perca tempo com conversas perdidas ou confusão nas informações que possam gerar retrabalho.
Enfim, o WhatsApp foi criado com um objetivo: ser uma forma de comunicação pessoal. Por isso, o mesmo oferece escassos recursos e limita quando o assunto é uma gestão eficiente. Mas, com um sistema de aprovação de projetos para clientes, tudo pode mudar com o envio de textos, imagens e muito mais, podendo ser feito com apenas um link.
Quer saber mais sobre essa porta de entrada para aprovações mais organizadas e uma gestão eficiente? Visite o nosso site.