Você já parou para pensar como um painel de cliente para aprovação de demandas pode mudar completamente a realidade do seu trabalho?
Equilibrar os pratinhos para garantir a aprovação de demandas com um cliente nem sempre é fácil, imagina com uma cartela grande de clientes. A verdade é que a gestão de projetos conta com tantos processos envolvidos que, quem não busca por um fluxo de aprovação estruturado, acaba se vendo em maus lençóis.
Por isso, este artigo é para você, que trabalha diretamente com a aprovação de demandas, sejam elas planejamento de campanhas, artigos, legendas ou sites, e está em busca da “luz no fim do túnel” para garantir mais eficiência em seu dia a dia e reduzir a incidência de erros, como atrasos na aprovação, falhas na comunicação ou perda de informações importantes.
Vamos te mostrar que, sim, é possível centralizar as dezenas de informações que chegam diariamente em seus meios de comunicação, transformar seu fluxo de trabalho e aumentar a satisfação dos seus clientes. Vem com a gente conhecer mais sobre o painel de cliente para aprovação de demandas!
Primeiramente, vamos entender o que é um “fluxo de aprovação de cliente”!
Já que estamos aqui para te ajudar a ter sucesso nas aprovações, vamos do começo! Um fluxo de aprovação consiste na estruturação dos processos da empresa para aprovação de um trabalho ou solicitação de um cliente. É como se fosse uma fase de conferência, onde o cliente irá checar que nenhum equívoco foi cometido no processo.
Existem processos diferentes, para os diferentes tipos de trabalho. Em uma agência de marketing, por exemplo, a aprovação de uma campanha consiste na análise de todas as informações, conversação com a persona e outros detalhes solicitados inicialmente. Enquanto a análise de um projeto arquitetônico, por exemplo, confere os espaços designados da residência, objetos, cores, etc.
Qual a importância de um fluxo de aprovação de cliente bem feito?
Com um fluxo de aprovação bem estruturado, bons resultados podem ser alcançados. Um dos pontos que merecem resultados é a possibilidade dos projetos serem executados com maior rapidez. Isso porque, com um fluxo bem feito, evita-se que a aprovação fique pendente ou tenha muitas idas e voltas.
Outro grande diferencial é que as demandas podem ser entregues com mais qualidade. Isso porque, quando existem erros no processo de aprovação, os resultados para o cliente podem ser menores do que o esperado. Além disso, com a desorganização do fluxo, informações podem acabar se perdendo e gerando uma série de dores de cabeça.
Como um “fluxo de aprovação com cliente” de sucesso deve ser feito?
A aprovação de demandas é muito mais do que enviar um documento ou arquivo para o cliente ver e dar seu aval. Entender os prazos e o impacto que ele pode provocar em toda a operação é necessário para que um fluxo de sucesso seja alcançado.
Por isso, o painel de cliente para aprovação de demandas entra em cena neste quesito, deixando de lado o “aprova esse conteúdo, se não o projeto irá atrasar”. Para que você entenda melhor, vale ter em mente algumas etapas são importantes para que esse processo seja feito com sucesso, tais como:
- Padronização do processo das solicitações: não tem coisa pior para atrapalhar o fluxo do que receber solicitações picadas. Uma parte no WhatsApp, outra no e-mail, outra em um documento e assim por diante. Padronizar e garantir que as solicitações ficarão todas em um só lugar é essencial;
- Listar as informações necessárias: quando você lista todas as informações, você tem em mãos um “guia” que lhe permitirá conferir se tudo o que foi solicitado pelo cliente, foi atendido pela equipe executora. Neste ponto, entra em cena o painel de cliente para aprovação de demandas, uma ferramenta capaz de centralizar essas informações e facilitar o processo;
- Entender os prazos e seus impactos: perceber que uma aprovação passou do seu radar e todo o projeto saiu dos eixos é algo que ninguém deseja. Por isso, um fluxo de aprovação de cliente deve compreender o peso dos prazos e o quanto eles influenciam nos demais processos. Mais uma vez, o painel de aprovação de cliente entra em cena nessa função;
- Buscar por automatização: neste passo a passo não podemos esquecer do painel de cliente para aprovação de demandas. É ele quem te ajudará a tornar os processos mais eficientes e ágeis, evitando retrabalho e garantindo uma aprovação assertiva.
O que é um painel de aprovação de demandas e como ele entra em cena?
Mas, afinal, o que é esse painel de cliente para a aprovação de demandas? Bom, você pôde perceber que um fluxo de aprovação bem definido é capaz de mudar completamente a sua realidade de trabalho, garantindo muito mais controle de prazos, qualidade nos projetos, rapidez na entrega e melhores resultados ao cliente.
Com a importância de um fluxo de aprovação certo em mente, entra em cena podemos o painel de cliente para aprovação de demandas, uma solução de workflow para aprovações de clientes. Com ele como aliado, é possível centralizar todas as informações (solicitações, feedbacks e ajustes) em um só lugar.
Ou seja, ao invés de fazer esse processo unicamente pelo WhatsApp ou e-mail, onde as mensagens acabam se perdendo ou tudo fica extremamente acumulado, tudo é feito em um único painel.
Tal painel pode ser usado por toda a equipe ou pelas pessoas que se relacionam com o cliente, de acordo com o que a empresa achar melhor. O fato é que todos podem conferir rapidamente os feedbacks e solicitações do cliente. Assim, temos uma comunicação mais rápida, um fluxo eficiente e muito mais produtividade diária.
E aqui, não estamos falando sobre o Trello, Runrun.it ou alguma outra das ferramentas que se ouve falar por aí quando falamos em fluxo de trabalho/aprovação. Estamos falando de uma plataforma de gerenciamento de aprovações para cliente, ou seja, focada exclusivamente neste quesito.
A Collabee
A Collabee entra em cena como uma forma de simplificar as interações entre você e seu cliente com apenas um link. Ou seja, seu cliente não precisa fazer nenhum cadastro para ter acesso às demandas, conferir o status do trabalho e fazer as aprovações.
Todas as informações ficam centralizadas em um painel específico para aquele cliente, o que garante mais organização e agilidade nos processos. Com um sistema de aprovação e revisão para clientes, a retenção, satisfação e comunicação assertiva se tornam muito mais possíveis. Além disso, não podemos esquecer de um melhor cumprimento de prazos e entregas.
Com isso, é possível deixar o WhatsApp e e-mail para suas reais finalidades: comunicar coisas importantes, afinal, a Collabee entra em cena para complementá-los e facilitar os fluxos. Na plataforma, apenas um clique (link compartilhável) é necessário para que a página de aprovação já apareça para o tomador de decisões, seja pela celular ou pelo computador. Além disso, é possível escolher planos específicos de acordo com a quantidade de clientes que você tem, criando painéis específicos para cada um deles.
Quais são as vantagens que um painel de cliente para aprovação de demandas pode oferecer?
“Mas o jeito que eu faço funciona, só precisa de ajustes”. Se você chegou até aqui com este pensamento, pode começar a mudar ele, pois ainda temos muito o que conversar! E, uma das nossas conversas é sobre as vantagens que um painel de cliente para aprovação de demandas irá proporcionar em sua rotina. Algumas das principais são:
Projetos entregues mais rápidos e com mais qualidade
Quando você estrutura o fluxo de aprovação, automaticamente, as demais etapas de trabalho também são modificadas e melhoradas. Assim, se torna possível acompanhar de perto a evolução das atividades, verificar pendências e ter dados mais robustos de tudo o que abrange seu trabalho.
Com isso, também é possível evitar erros e atrasos, garantir que todas as solicitações estão sendo atendidas e analisar o desempenho geral da equipe. Ou seja, uma melhoria total e que pode ser feito de modo contínuo.
Redução de custos
Direta ou indiretamente, tudo tem um custo. Quando erros operacionais e atrasos acontecem, uma das principais consequência é a insatisfação do cliente, além de riscos de cancelamento, multas e muitos outros problemas.
Por isso, através de uma plataforma para aprovação de clientes, além dele poder estar atento a cada passo do projeto, é possível reduzir atrasos, fazer ajustes rápidos de demandas, conferir as solicitações de forma facilitada e muito mais. Ou seja, a solução ajuda a empresa a ter um melhor uso de seus recursos.
Satisfação do cliente
Não tem como negar, quando as coisas não estão bem amarradas, gargalos sempre aparecem, sobretudo em etapas que dependem de validação. Assim, com um sistema de aprovação e revisão para clientes, a equipe terá condições de desempenhar suas tarefas de forma contínua, evitando ociosidade, como a espera do cliente em responder um e-mail.
É fato que algumas tarefas exijam aquela atenção extra e um tempo maior para serem executadas, porém, quanto tudo é bem estruturado, a missão de desempenhá-las se torna mais simples e rápida.
Como resultado, garante-se uma maior satisfação do cliente, sua fidelização e resultados precisos.
Aumento da produtividade
Por fim, mas não menos importante, temos o que muitos buscam em seu dia a dia de trabalho: mais produtividade. Quando os processos se tornam mais ágeis, com menos pontos de gargalos e tempo de espera, se torna possível dar andamento nas tarefas diárias de forma muito mais rápida.
Além disso, a redução de erros diminui as chances de retrabalho, garantindo o foco total em novas atividades. Portanto, a empresa conquista a oportunidade de produzir mais, sem a necessidade de ampliar a mão de obra e tendo uma maior eficiência interna.
Enfim, fazer o gerenciamento de feedback e aprovação dos clientes pode se tornar uma missão muito mais rápida e eficiente tendo a plataforma certa ao seu lado. Os benefícios são vários e a facilidade surpreendente.
Por isso, se você chegou até aqui com aquela curiosidade de conhecer mais a Collabee, não deixe de acessar o site principal e conhecer os planos disponíveis. Descomplique seu dia a dia de trabalho e garanta a fidelidade e recomendação dos seus clientes!