Todo negócio profissional conta com softwares de gestão e processos, mas quando vão ser implementados é comum as esquipes envolvidas ficarem inseguranças com o pensamento “Será que o que era simples agora vai ficar burocrático? Será que não é manter tudo como sempre foi?”
O que vemos é que essa preocupação faz sentido, porque em toda nossa vida sempre temos contato com processos burocráticos, onde fazemos etapas que sabemos que não vão resultar em um benefício para ninguém. Só existe porque “foi criado assim” ou coisa do tipo! E então qualquer processo é visto com essa ressalva, e aí que entra o conceito oposto aos processos burocráticos, os processos àgeis!
Processos àgeis: a solução para profissionalizar a gestão sem medo de burocratizar
O que define um processo ser ágil e produtivo, em vez de burocrático é se é aplicado um método eficiente e o uso das ferramentas adequadas. Desse modo, é possível dizer que um processo pode ser burocrático e não gerar benefício para ninguém ou pode ser àgil, que garante benefícios para terceiros, seja para o líder, cliente, governo, etc.
No caso do processo àgil, existem regras, que são procedimentos bem definidos e servem para orientar as atividades executadas por um profissional ou equipe específica. Assim, cada um sabe o que precisa ser feito e quando é o seu momento de agir. Isso é diferente de ser excessivamente burocrático, o que gera tarefas que não agregam valor e apenas consomem tempo dos envolvidos.
Definição de agilidade na gestão de negócios
Na gestão de negócios, agilidade não é sinônimo de executar tarefas de qualquer jeito, sem padrão, por isso, ser ágil não impede que um projeto aconteça de maneira metódica e seguindo regras. Nesse cenário, agilidade significa manter o foco no objetivo que deve ser atingido, de modo que todas as pessoas envolvidas consigam construir juntas o resultado esperado.
Para tanto, antes de implementar um processo, é importante que ele seja planejado em detalhes, inclusive, para que todos saibam qual o seu papel e impacto a si mesmo como no restante da equipe e cliente. Além disso, um processo ocorre com mais agilidade quando os profissionais sentem-se responsáveis por ele, o que é mais fácil de alcançar quando todos participam de maneira igualitária.
Os riscos da falta de softwarede de gestão no dia a dia
Quando um processo não é gerido por meio de sistemas apropriados, existem muitos riscos no que diz respeito à dificuldade de chegar aos objetivos esperados. O resultado final pode sair diferente da expectativa do cliente, causando problemas na entrega do serviço contratado.
Quando isso acontece, o projeto pode ter que ser reiniciado, levando ao retrabalho das tarefas, que prejudica o cumprimento de prazos e pode levar até mesmo a prejuízo financeiro. Atrasos e retrabalho costumam ser provocados por falta de clareza sobre o que cada membro da equipe deve fazer e por falta de organização na entrega das tarefas, assim, é possível que sejam feitas em duplicidade.
Outra desvantagem de operar sem softwares de gestão claros é o atraso na entrega do trabalho, causando a insatisfação do cliente e, mais grave, a sua perda. Afinal, atrasos podem prejudicar demais situações nas quais o projeto está inserido.
E claro, todos os envolvidos são impactados de maneira negativa com a falta de um softwre de gestão. Inclusive, no que diz respeito a prejuízos para a tomada de decisões, produtividade e conformidade. Ou seja, quando não há sistemas de gestão em um negócio, torna-se mais difícil fazer escolhas assertivas, realizar as atividades com agilidade e até seguir os padrões de qualidade esperados.
Conclusão
Depois de entender porque existe o mito da burocracia vs. agilidade em usar softwares de gestão num negócio, descobre-se a importância de realizar processos seguindo procedimentos eficientes sem medo de que isso resulte em falta de rapidez na sua execução.
Também compreende-se a necessidade de buscar ferramentas que ajudem na otimização dos processos. Nesse sentido, a plataforma Collabee é muito útil para garantir a produtividade, a conformidade e a tomada assertiva de decisões, já que ela permite gerenciar demandas, dar status em tarefas e obter aprovações dos clientes em um só lugar, de maneira online, intuitiva e rápida.
Com isso, a Collabee promove processos mais ágeis, simples e profissionais em vários segmentos de mercado, como agências de marketing, software houses e escritórios de advocacia. Afinal, o seu uso melhora o cumprimento de prazos, garante a transparência dos processos, reduz possíveis falhas e erros, evita o retrabalho, aumenta a satisfação dos clientes e previne gastos financeiros desnecessários.