Todo mundo com o mínimo de experiência no mercado, já viveu essas experiências em projetos que envolvem fornecedor-cliente:
Cliente que solicita alterações durante o projeto
Durante o desenvolvimento de um projeto em andamento, o cliente decide solicitar alterações. No entanto, a equipe do fornecedor não é informada sobre essa mudança, e o trabalho continua de acordo com os requisitos originais. Quando o cliente recebe o produto final, percebe que não atende às suas expectativas e demandas atualizadas, causando insatisfação e a necessidade de retrabalho.
Os prazos não são informados de forma clara para o cliente
Uma equipe de fornecedores é contratada para realizar uma determinada tarefa dentro de um projeto do cliente. No entanto, a equipe de fornecedores não estabelece prazos claros para a conclusão das etapas do trabalho ou não comunica adequadamente esses prazos ao cliente. Resultado disso? O cliente não recebe atualizações regulares sobre o progresso e acaba perdendo prazos importantes ou se sentindo desinformado sobre o andamento do projeto.
Falta de informações
O cliente fornece especificações detalhadas sobre um determinado produto ou serviço desejado, mas a equipe do fornecedor não faz perguntas suficientes para esclarecer dúvidas ou obter informações adicionais. Como resultado, o fornecedor pode interpretar erroneamente as especificações e entregar um produto ou serviço que não atende às expectativas do cliente.
Essas histórias sempre se repetem em negócios de todos os tamanhos. A solução está em melhorar o processo de comunicação de requisitos e aprovações além do email, arquivos e Whatsapp e esses foram os principais objetivos que surgiu a Collabee, uma ferramenta de fluxo de aprovação de fácil usabilidade e com excelente custo benefício.
São muitas as vantagens de utilizá-la, incluindo decisões mais assertivas, conformidade com a estratégia do negócio, transparência, responsabilidade, eficiência e colaboração. Esses elementos contribuem para a melhoria dos processos e entregas.
O que é fluxo de aprovação de cliente?
Na verdade todo projeto entre um fornecedor e cliente tem um fluxo de aprovação. Por exemplo:
Uma agência ao fazer uma campanha de marketing para um novo produto precisa organizar uma série de etapas:
1.Agência envia o planejamento
2.Cliente sugere alterações
3.Agência manda segunda versão
4.Cliente aprova as alterações
E então parte-se para a próxima etapa do projeto
Porém o que diferencia é quando esse fluxo é organizado e bem comunicado ou não para que tanto o cliente quanto a equipe possa tomar decisões importantes de forma mais adequada, evitando erros, reduzindo riscos e um alinhamento mais assertivo e estratégico.
Durante o fluxo de aprovação, o documento ou entrega podem ser revisados e modificados várias vezes até que todas as preocupações e requisitos sejam atendidos.
O que é uma ferramenta de gestão de fluxos de aprovação?
Uma ferramenta de gestão de fluxos de aprovação entre empresa fornecedora e cliente é um software que facilita a gestão, organização e comunicação, a colaboração e a eficiência entre as duas partes durante o fluxo de aprovação.
Essa plataforma é projetada para melhorar a comunicação e possui as seguintes funcionalidades:
(1) Requisitos e etapas claras do projeto
(2) Acompanhamento de status e notificações
(3) Compartilhamento de documentos
(4) Histórico de auditoria
(5) Integração com sistemas existentes.
Requisitos e etapas claras do projeto: A base de um projeto fornecedor-cliente bem sucedido é ter os requisitos claros de cada etapa! Logo há painéis no software para que todos fiquem alinhados.
Acompanhamento de status e notificações: Há recursos para acompanhar o status das aprovações em tempo real. Isso inclui notificações automáticas sobre atividades pendentes, lembretes de prazos e atualizações do fluxo de aprovação.
Compartilhamento de documentos: A plataforma permite o compartilhamento seguro e centralizado de documentos entre a empresa fornecedora e o cliente. Isso facilita o acesso aos documentos relevantes e evita a confusão sobre as versões mais recentes.
Histórico de auditoria: A ferramenta registra todas as atividades de aprovação, incluindo quem aprovou, quando e quaisquer comentários ou notas adicionais. Isso cria um histórico de auditoria para rastrear e documentar as aprovações realizadas.
Integração com sistemas existentes: Pode ser integrada com sistemas de gerenciamento de documentos ou outros utilizados pelas empresas fornecedoras e seus clientes.
Qual a diferença entre uma ferramenta de gestão de tarefas como Trello, Click Up etc, ferramentas de workflow como Pipefy e a Collabee?
É muito comum as pessoas confundirem uma ferramenta de fluxo de aprovação com softwares de gestão de tarefas como o Trello, Clickup ou com plataformas de workflow como o Pipefy. Isso porque todas lidam com pessoas em atividades com prazos, mas sob perspectivas completamente diferentes!
Na verdade, todas ferramentas de gestão possuem esse elemento de “pessoas em atividades com prazos”. Seja uma plataforma de RH ou um CRM de vendas. Porém o foco , público, objetivo e funcionalidades fazem serem totalmente diferentes e praticamente nem concorrem entre si.
Quando falamos do papel de ferramentas de workflow, gestão de tarefas e fluxo de aprovação com clientes, elas podem ser complementares. Em uma empresa bem estruturada pode haver o fluxo abaixo:
– Na ferramenta de gestão de tarefas: inicia-se um projeto e é entendido o que fazer
– No workflow: durante o projeto é visto é necessário arcar com o custo de uma viagem, então é pedido aprovação para a área de compras que inicia com um analista e depois o coordenador de despesas corporativas aprova
– No fluxo de aprovação de clientes: as entregas da primeira etapa são comunicadas ao cliente que faz pedidos de alteração
Abaixo há uma tabela comparativa para entender a diferença entre essas três categorias de software:
O impacto em um negócio que adota uma ferramenta de fluxo de aprovação para clientes
Um software de fluxo de aprovação de clientes pode desempenhar um papel crucial na melhoria da gestão de um negócio que atende clientes corporativos. Ao fornecer uma plataforma centralizada para o envio, revisão e aprovação de propostas, designs, documentos e outras entregas, o software agiliza e otimiza o processo de aprovação. Isso reduz a dependência de comunicações fragmentadas e lentas por e-mail ou WhatsApp, garantindo uma trilha de auditoria clara e transparente de todas as etapas do fluxo de aprovação.
Além disso, o software de fluxo de aprovação de clientes promove a colaboração eficiente entre as equipes internas e os clientes, melhorando a comunicação, a satisfação do cliente e a capacidade de entrega dentro dos prazos estabelecidos. Com a automação de fluxos de aprovação, a empresa ganha em produtividade, eficiência e precisão, permitindo um gerenciamento mais eficaz dos projetos e um melhor relacionamento com os clientes.