Quem trabalha em uma agência de marketing sabe como pode ser difícil atender as demandas de todos os clientes sem atrasos. Afinal, além de atender diferentes perfis de clientes, é possível que eles solicitem serviços distintos e cabe a você e a sua equipe organizarem as entregas de maneira adequada.
A boa notícia é que hoje em dia existem ferramentas que automatizam tanto o trabalho como a interação com o cliente . Então, para saber como automatizar a gestão de demandas de clientes e aumentar a produtividade da sua agência de marketing continue lendo este artigo.
A importância da automação na gestão de demandas
As agências de marketing são conhecidas por oferecem uma ampla variedade de serviços, o que significa que um único cliente pode exigir o trabalho de vários profissionais da equipe. Além disso, é comum que essas empresas atendam vários clientes ao mesmo tempo, sem contar que os serviços de marketing costumam ser contratos por períodos de tempo relativamente longos.
Tudo isso mostra que uma agência de marketing precisa de muito planejamento e organização para entregar os serviços contratos pelos clientes com qualidade e sem atrasos. E uma forma de garantir que o fluxo de trabalho seja dinâmico é com o uso de ferramentas que auxiliam a entrega de demandas, para que os clientes recebam de modo simples o que foi contratado e possam aprovar ou solicitar os ajustes necessários. E existem, basicamente, dois tipos de softwares:
- Softwares de gestão de tarefas com foco interno
- Softwares de gestão de demandas com cliente: Normalmente se trata de um portal do cliente que pode ser com cadastro e login como o Many Requests ou Portal de Cliente por link, que foca na agilidade de interação cliente-equipe com a Collabee.
Com esse tipo de software, é possível reunir todas as demandas em um único lugar, com organização e de maneira que facilite ao cliente dar o seu feedback. E mais, ele consegue acompanhar o status de cada demanda e saber como está o processo de execução do serviço contratado, bem como identificar o prazo de entrega.
Como a automação melhora a produtividade
Com uma ferramenta de automação, que cuida da gestão de demandas, é fácil aumentar a produtividade da sua agência de marketing, pois a organização que ela oferece permite realizar um maior número de serviços e atender mais clientes sem medo de não dar conta de atender os prazos estipulados. Para tanto, basta ter uma equipe capacitada para realizar o serviço.
Vale lembrar ainda que ao automatizar os processos, parte do trabalho é feito de maneira automática, como o controle do que já foi aprovado pelo cliente. Desse modo, em vez de ter que haver profissionais entrando em contato com os clientes para saber se eles já avaliaram uma demanda, basta usar uma plataforma apropriada, que avisa sobre as pendências existentes.
Assim, a sua equipe da agência de marketing pode focar no que realmente importa, que é produzir os conteúdos contratos pelo cliente, como a escrita de artigos, a confecção de anúncios, a atualização das redes sociais, a criação de sites e outros materiais.
Como a transparência beneficia os clientes
A transparência é mais uma vantagem das plataformas de gestão de projetos, sendo que ela é de extrema importância para os clientes da sua agência de marketing. Afinal, é normal que ao contratar um serviço e, principalmente, um pacote de serviços, o cliente queira acompanhar o andamento do trabalho e com esse tipo de ferramenta ele consegue fazer isso com assertividade.
A transparência também é importante para a empresa, pois ao garanti-la durante a execução do projeto, o cliente sente-se mais seguro com a contratação feita e satisfeito, aumentando as chances dele se tornar fiel ao seu negócio. Ou seja, realizar um serviço de forma transparente é essencial para a fidelização dos clientes, que reconhecem que estão investindo em um trabalho de qualidade.
Como as atualizações em tempo real agradam aos clientes
As atualizações em tempo real também estão entre as características que agradam os clientes de uma agência de marketing, uma vez que eles recebem um aviso da plataforma assim que as entregas são enviadas. Com isso, eles podem conferir o material enviado o quanto antes e aprovar ou solicitar mudanças com muita praticidade, promovendo a realização de projetos dinâmicos.
Além disso, como várias pessoas podem ter acesso à ferramenta de gestão de demanda, todas elas conseguem acompanhar o andamento de um projeto e identificar quando chega a hora de fazer a sua parte, caso haja diferentes profissionais ou mesmo clientes envolvidos.
Ferramentas e recursos para automação
Agora que você já sabe como automatizar a gestão de demandas de clientes e aumentar a produtividade da sua agência de marketing, é necessário buscar as ferramentas mais adequadas para colaborar com o seu trabalho e da sua equipe.
E se a sua agência de marketing faz uso de diferentes softwares de gestão de projetos, é possível até mesmo utilizá-los de maneira integrada, em um único lugar. Para tanto, existe a Collabee, que se trata de um facilitador conectado com as ferramentas que você já usa no seu dia a dia, seja o Trello, seja o Jira e demais softwares de gestão de demandas.
Assim, com apenas um clique, o seu cliente tem acesso a uma página de aprovação, que funciona tanto em computadores quanto em smartphones, possibilitando ainda que ele avalia as demandas de qualquer lugar e a qualquer momento, desde que possua uma conexão com a internet.
E mais, vários profissionais podem compartilhar documentos em um mesmo projeto, garantindo eficiência para o trabalho e um ótimo resultado final, que atenda as expectativas do seu cliente e faça com que ele queira contratar os serviços da sua agência de marketing de modo permanente.