A comunicação entre as pessoas da mesma área de uma empresa já é difícil, agora imagine quando se trata de um projeto externo com o cliente, seja a criação de uma estratégia de marketing digital, elaboração de contratos, desenvolvimento de softwares, projetos de engenharia, planejamento de eventos, etc.
Em todos eles, muitas pessoas e atividades são envolvidas e se não existir um fluxo de trabalho organizado e claro, as chances de surgir problemas no caminho aumentam, dentre os principais, podemos citar:
- Prazos atrasados por falta de comunicação: por alguém ter esquecido de concluir uma tarefa que estava pendente;
- Cliente que esquece de responder: seja pela correria do dia dia, ou dificuldade de entender o que está sendo pedido e o contexto do projeto;
- Re-trabalho: por não ter acontecido o processo de aprovação de forma correta e assertiva, fazendo com que a equipe perca tempo realizando-o pela segunda vez;
- Processos mal definidos e desorganizados: acontece pela falta de mapeamento das etapas que envolvem o projeto e por conta disso, sempre parece que a falha é da equipe que não sabe por qual parte começar.
Todos esses problemas geram mais custos para a empresa e insatisfação do cliente! E o grande gargalo disso tudo, na maioria das vezes é a dificuldade em aprovar as entregas das demandas com os clientes e esse foi um dos objetivos que surgiu a ferramenta de gestão de fluxo de aprovação Collabee.
Como surgiu a ferramenta de fluxo de aprovação Collabee
Surgiu quando os criadores da Collabee prestavam serviços de Data Analytics para empresas e perceberam que os clientes tinham dificuldade em entender como funcionava todas as etapas do serviço e quais as aprovações deveriam ser feitas.
Diante dessa situação, muitas empresas criaram ferramentas tradicionais de workflow de aprovação, no entanto, a todas eram focadas para uso interno entre equipes, o que não permitia ao cliente ter visualização do projeto sendo realizado como um todo e foi pensando em solucionar esse problema que surgiu a Collabee.
De fácil usabilidade, com um dashboard simples e intuitivo, as empresas podem ter um software focado em deixar claro as entregas e simplificar o processo de aprovação de atividades, documentos, ou transações específicas entre a equipe e o cliente.
A ideia do nome Collabee surgiu para transmitir o verdadeiro propósito que a solução oferece, que é de melhorar a comunicação, a colaboração e a eficiência entre empresa e cliente, garantindo uma relação mais profissional, próxima e assertiva.
Porque ela é a ferramenta de gestão de tarefas para PMEs mais fácil de usar?
A Collabee é a ferramenta de fluxo de aprovação mais fácil de usar porque é focada no mundo das PMEs, em que as aprovações não dependem de diversas pessoas, departamentos e burocracia corporativa em que um software precisa de diversas configurações e até um nível de programação para funcionar!
A realidade das PMEs é um ambiente ágil, onde a velocidade e praticidade é o que importa! Assim, a Collabee é uma ferramenta de gestão de tarefas que em poucos minutos toda equipe e os clientes podem usar e já ter seus processos de aprovação sob controle.
Quem pode usá-la?
Toda empresa que trabalha com projetos em geral que precisam envolver seus clientes para acompanhar as atividades de cada etapa, desde marketing digital, desenvolvimento de software, até gestão de eventos, advogados, arquitetos, e qualquer outro negócio que se identifique com alguns desses problemas e situações:
Situação nº1: o dia dia possui muitas aprovações com cliente
Entregar um trabalho pontualmente quando existe somente parece não ser um desafio, o problema é que existem muitos detalhes em todas as etapas e se não mapear e criar um fluxo de trabalho organizado com todas elas, dificilmente vai conseguir entregar no prazo e o mais importante, com eficiência.
Por exemplo, a criação de uma campanha de marketing envolve aprovação de artes, planejamentos, conteúdos, plano de mídia etc . Outro exemplo é no segmento jurídico que a criação de um “documento jurídico”, que envolve uma série de detalhes e prazo que a justiça exige, ambos os casos podem usar a Collabee para criar um workflow de aprovação funcional e eficiente.
Situação nº 2: o negócio tem uma gestão organizada, mas sofre com conversas perdidas em vários canais
Outra situação muito comum é quando a empresa não tem tantas aprovações com o cliente, mas adota uma cultura organizacional de excelência, em que tudo é muito organizado e auditável, mas sofre com dezenas de conversas perdidas no WhatsApp, arquivos e e-mails.
Situação nº3: precisa ter um fluxo de trabalho organizado para que os clientes consigam entender e acompanhar todas as etapas que envolve o projeto
Exemplo de empresas que fazem melhorias pontuais de performance em um site, mas tem poucos passos e é focado no resultado, mas que pode querer ter todo o processo mapeado por uma ferramenta de aprovações de cliente para facilitar a comunicação.
Quais as vantagens de gerir os workflows de aprovação na Collabee
Ao utilizar uma plataforma de gestão de fluxos de aprovação entre empresa fornecedora e cliente, ambas as partes podem ter uma visão clara e transparente do processo de aprovação, melhorar a colaboração, evitar atrasos e erros, além de garantir uma relação comercial eficiente e satisfatória.
Enfim, são muitas as vantagens de usá-la, dentre as principais podemos citar: :
1. Cumprimento de prazos
Há um maior controle e conformidade por conta do gerenciamento adequado do fluxo de aprovação. Assim define-se claramente quem deve aprovar determinadas ações, promovendo a transparência organizacional, uma vez que todas as partes interessadas têm visibilidade do processo de aprovação e das decisões tomadas.
Mais eficiência e menos custo da operação / do projeto
Gerir os fluxos de aprovação adequadamente ajuda a melhorar a eficiência e a produtividade da empresa. Ao estabelecer um processo estruturado, é possível evitar atrasos e gargalos na tomada de decisões.
2.Mais agilidade e produtividade
A definição de prazos e o uso de recursos de automatização da Collabee podem acelerar o processo de aprovação, reduzindo o tempo gasto em revisões manuais e comunicações desnecessárias.
3.Maior envolvimento nos projetos
A gestão dos fluxos de aprovação incentivam a colaboração e a comunicação entre os membros da equipe e o cliente. Ao envolver as partes relevantes no processo de aprovação, é possível obter uma visão mais abrangente das implicações e impactos das decisões. Além disso, a comunicação clara das etapas de aprovação e dos requisitos necessários ajuda a evitar mal-entendidos e a promover uma colaboração eficaz.
3.Relacionamento saudável e fidelizado
O fluxo de aprovação proporciona uma estrutura organizada para a tomada de decisões importantes. Ele estabelece um processo formal no qual as decisões são revisadas, discutidas e aprovadas pelas pessoas certas. Isso ajuda a evitar decisões precipitadas ou baseadas em informações incompletas, garantindo que as decisões sejam bem fundamentadas.
Isso leva a menos desgaste na relação fornecedor-cliente e junto com as vantagens anteriores um relacionamento de parceria mais longo e menos estressante.
Em resumo, a gestão adequada dos fluxos de aprovação traz diversos benefícios para as empresas tanto do lado do fornecedor como do lado do cliente. Isso inclui decisões mais informadas, conformidade com a estratégia do negócio, transparência, responsabilidade, eficiência e colaboração. Esses elementos contribuem para uma relação melhor e para a obtenção de resultados melhores e mais consistentes.