Checklist de como oferecer uma ótima experiência digital na gestão de projetos com clientes

No cenário atual, um negócio ser digital deixou de ser uma opção! A interação entre empresas e clientes alcançou novos patamares de importância e complexidade. Seja em serviços de marketing digital ou advocatícios seja no desenvolvimento de software, a experiência do cliente ser ágil e digital é fundamental para negócios de todos os tamanhos.

E para ajudar nessa tarefa, este artigo mostra como garantir o alinhamento das ideias e atividades entre empresa e cliente, de modo a construir um relacionamento eficiente e de sucesso. Portanto, confira a checklist de como oferecer uma ótima experiência digital na gestão de projetos com clientes que criamos para você. 

1 – Criação de atividades de acordo com o escopo em um ambiente online

O primeiro passo para garantir o sucesso de um projeto consiste em definir o seu escopo, ou seja, reunir as informações mais relevantes, entre elas, objetivos, tarefas, prazos e custos. Todos esses dados são importantes porque ajudam a deixar claro o que deve ser feito durante a sua execução. Inclusive, quais são os objetivos, que estabelecem onde se quer chegar com a realização do projeto.

Entender os objetivos também ajuda a determinar quais tarefas devem ser realizadas e até quando elas precisam ser concluídas. Além disso, é necessário estabelecer os limites do projeto e os critérios para a posterior validação e aceitação das entregas. E claro, deve-se estar atento para que o projeto não ultrapasse o orçamento destinado a ele. 

2 – Documentos e informações em formato de repositório

Desde o início da execução do projeto, é fundamental que haja um controle das atividades, de modo a garantir que tudo esteja sendo feito conforme o esperado. Assim, caso haja imprevistos, é possível identificá-los com rapidez e logo tomar as providências necessárias. Inclusive, as reuniões periódicas já citadas podem servir para fazer esses realinhamentos. 

3 – Status das tarefas online e em real-time

Desde o início da execução do projeto, é fundamental que haja um controle das atividades, de modo a garantir que tudo esteja sendo feito conforme o esperado. Assim, caso haja imprevistos, é possível identificá-los com rapidez e logo tomar as providências necessárias. Inclusive, as reuniões periódicas já citadas podem servir para fazer esses realinhamentos. 

Ter status das tarefas online e em real-time consiste em informar como está o andamento do projeto, o que é feito por meio de uma listagem das tarefas atuais, onde é possível definir as prioridades e indicar o seu status, como pendente, em andamento ou concluída.

Esse recurso pode ser atualizado sempre que houver uma mudança de status, além de estar acessível a todos os envolvidos. Também pode haver um espaço para observações que sejam relevantes. 

5 – Fluxos de aprovação digital e com histórico

O fluxo de aprovação é uma ação crucial nos projetos que envolvem empresa-cliente! Nesse momento que se tem certeza que o que foi feito está de acordo com o esperado pelo cliente, e também onde pode se gastar muito tempo se não tiver bem organizado, com: demora do cliente em aprovar, demora da equipe em fazer os ajustes, aprovar algo errado, não saber que algo já foi aprovado, não saber que a equipe está parada esperando uma aprovação

Com um fluxo de aprovação digital, é possível ter alinhamento e organização entre a equipe interna e o cliente evitando todos esses problemas!

6 – Status real-time do projeto como um todo

São representações visuais do progresso do projeto, como diagramas de fluxo ou linhas do tempo e ajudam a identificar se as tarefas que devem ser realizadas estão sendo concluídas dentro do prazo estimado.

Fazer esse acompanhamento é muito útil, inclusive, para projetos posteriores, quando se consegue promover as melhorias necessárias e otimizar os processos.

7 – Controle e histórico das entregas já realizadas

O último item da checklist de como oferecer uma ótima experiência digital na gestão de projetos com clientes é o seu encerramento, que ocorre quando todas as entregas foram feitas e aprovadas. Pode-se ainda elaborar um relatório para servir como documentação do projeto, por isso, é importante registrar todo o seu histórico.

O relatório pode contar até mesmo com uma avaliação do processo, de modo a contribuir com o planejamento e execução de projetos futuros. Vale a pena, inclusive, mapear se todos os objetivos foram atingidos e, caso não tenham sido, recomenda-se identificar as falhas para que os erros não sejam repetidos.

Conclusão

Como você pode ver, o checklist de como oferecer uma ótima experiência digital na gestão de projetos com clientes resume todas as etapas essenciais para que um objetivo seja atingido com sucesso. Além disso, para uma comunicação eficiente entre empresas e clientes, é indicado ter em mãos recursos que otimizem os processos e garantam a satisfação de todos os envolvidos.

E melhor ainda se essa comunicação acontecer de maneira online, facilitando a participação de toda a equipe. Para tanto, existe a Collabee, uma ferramenta que funciona como uma central de status e aprovação, que permite tanto o cliente, quanto a equipe que presta o serviço ter uma visão geral do projeto, através de um dashboard simples e intuitivo.

Com a plataforma Collabee, todas as etapas desse checklist são realizadas de forma mais dinâmica, garantindo os melhores resultados na execução e aprovação das tarefas, bem como que os objetivos sejam alcançados com satisfação e eficiência.