É bastante comum que os escritórios de advocacia atendam diferentes clientes ao mesmo tempo e, de acordo com o perfil da empresa, os serviços oferecidos podem ser de áreas diversas do direito. Além disso, para cada cliente é normal que haja a necessidade de executar inúmeras tarefas. Ou seja, os advogados e demais profissionais que atuam nesses lugares contam com uma alta demanda de trabalho todos os dias.
Por isso, ter acesso a uma ferramenta que ajuda a gerir todos os processos é de extrema importância para atender os clientes com qualidade e não perder nenhum prazo, o que na área do direito é algo crucial para o sucesso dos casos. Então, se você deseja saber como aumentar a eficiência no atendimento ao cliente, entenda mais sobre o papel da gestão de demandas em escritórios de advocacia.
Para tanto, continue com a leitura deste artigo e confira as informações a respeito do tema nos tópicos a seguir.
Como a gestão de demandas facilita o gerenciamento de casos
Com as ferramentas adequadas para a gestão de demandas é possível facilitar o gerenciamento de casos porque elas consistem em plataformas onde o escritório de advocacia consegue se comunicar com facilidade e rapidez com os seus clientes. Para tanto, basta acessar a ferramenta e enviar o arquivo do documento ou de outro material para que o cliente tenha acesso a ele e acompanha o seu caso, passo a passo.
Com essas plataformas, os profissionais envolvidos em um caso também podem compartilhar documentos pertinentes com os demais, reunindo-os em um único lugar. A facilidade na gestão de casos acontece ainda porque as demandas ficam mais bem organizadas, além de ser possível identificar prazos e evitar atrasos que prejudiquem o andamento do processo e, por consequência, o seu resultado final.
Como a gestão de demandas melhora a comunicação com clientes
Com uma ferramenta de gestão de demandas, o escritório de advocacia consegue melhorar de maneira significa a comunicação com os seus clientes, o que é fundamental para um processo atingir o seu objetivo final, isto é, alcançar um resultado positivo e satisfatório para o cliente.
Para tanto, com a plataforma adequada, ele pode conferir os documentos e indicar alterações se necessário ou mesmo esclarecer dúvidas que possua. E mais, os advogados conseguem se comunicar com mais eficiência com os demais profissionais envolvidos no caso, uma vez que reúnem em um único lugar todas as demandas do cliente.
A mesma vantagem está garantida quando em um único caso há vários clientes envolvidos, sendo que todos eles podem acessar a mesma plataforma. Assim, não é preciso entrar em contato com cada um deles de forma separada, o que pode levar muito tempo, causando até mesmo um possível prejuízo na agilidade do processo. De todo o modo, o escritório de advocacia consegue gerenciar com mais eficiência o caso.
Exemplos de como os clientes se beneficiam
Não são apenas os profissionais do escritório de advocacia que se beneficiam com uma ferramenta que gere as demandas, os seus clientes também possuem muitas vantagens em fazer uso delas. Um dos principais benefícios é a transparência que existe, o que ajuda o cliente a entender melhor como está ocorrendo o desenvolvimento do seu processo.
Nesse sentido, ele sabe ainda se o dinheiro investido está valendo a pena, ao perceber como está o empenho dos advogados em solucionar o seu caso. Os clientes também passam a conhecer melhor os trâmites legais que envolvem o seu processo, permitindo a eles fazerem parte do mesmo de forma mais ativa.
Como a gestão de demandas reduz custos operacionais
Além de aumentar a eficiência no atendimento ao cliente, o papel da gestão de demandas em escritórios de advocacia refere-se à redução de custo operacionais. Veja a seguir de modo mais detalhado como esses benefícios são comprovados:
Automatização de Tarefas Repetitivas
O software de gestão de demandas pode automatizar tarefas administrativas, como o acompanhamento de prazos, o agendamento de compromissos e a notificação das partes envolvidas. Isso reduz a necessidade de mão de obra para executar essas tarefas manualmente, economizando tempo e recursos humanos e financeiros.
Redução de Erros
A automação e a padronização de processos por meio do software minimizam a probabilidade de erros humanos, como perder prazos importantes ou cometer erros de documentação. Isso ajuda a evitar custos associados a corrigir ou remediar esses erros.
Melhoria na Gestão de Documentos
Um sistema de gestão de demandas geralmente inclui recursos de gerenciamento de documentos que permitem armazenar, organizar e acessar facilmente documentos relacionados aos casos do seu escritório de advocacia. Isso reduz o tempo gasto procurando documentos físicos ou digitais, melhorando a eficiência do processo como um todo e refletindo de forma considerável na economia de recursos, tanto humano quanto financeiro.
Conclusão
Agora que você já sabe como aumentar a eficiência no atendimento ao cliente com o auxílio de uma ferramenta de gestão de demandas em escritórios de advocacia, é importante buscar soluções que atendam as suas necessidades na medida certa.
A boa notícia é que existem diferentes plataformas de gestão de demandas, que oferecem funcionalidades diversas para facilitar a comunicação com o cliente, tornar o trabalho mais ágil, evitar erros e reunir documentos em um único lugar.
E se você faz uso de mais de uma ferramenta na hora de atender seus clientes, saiba que existe a Collabee que, além de ser uma plataforma de gestão de demandas que facilita o fluxo de trabalho do seu escritório de advocacia, integra-se com as ferramentas que você já usa no seu dia a dia.